1. Colectare și sortarea documentelor:

   Prima etapă este colectarea documentelor de la diferite departamente sau locații din cadrul companiei. Acestea sunt apoi sortate în funcție de tipul lor și organizate în vederea arhivarii.

2. Indexarea documentelor:

   Este un proces crucial pentru a asigura o recuperare rapidă și precisă a documentelor atunci când este nevoie de ele. Fiecarui document i se atribuie un cod unic de identificare și se înregistrează în sistemul de gestionare al documentelor, menționând informații relevante: data, expeditorul, destinatarul, conținut, etc.

3. Pregătirea documentelor pentru arhivare:

   Înainte de a fi plasate în arhivă, echipa noastră de specialiști se asigură că documentele sunt pregătite corespunzător. Se îndepărtează agrafele, se perforează documentele pentru arhivarea în dosar, se elimină elementele care pot afecta durabilitatea documentelor, se curăță și condiționează documentele dacă este necesar.

4. Etichetarea și ambalarea:

   Fiecare dosar sau cutie de arhivare este etichetată cu informații relevante, precum numele departamentului, intervalul de timp acoperit de documente și alte detalii necesare pentru identificarea rapidă a conținutului. Apoi, documentele sunt păstrate în cutii special de arhivare pentru a putea fi protejate și organizate corespunzător.

5. Depozitarea în spații securizate:

   Compania noastră beneficiază de un spațiu de peste 2000 m pătrați echipat cu sisteme de securitate de ultimă generație, sistem de control al umidității și temperaturii.

6. Gestionarea accesului:

   Accesul la documente este controlat, astfel încât doar personalul autorizat să aibă acces, pentru a asigura securitatea și confidențialitatea documentelor.

7. Monitorizare și întreținere:

   Arhivele fizice sunt monitorizate și întreținute constant pentru a asigura condiții optime de depozitare.

8. Eliminarea documentelor expirate:

   Documentele care au depășit termenele de păstrare sau care nu mai au relevanță sunt eliminate în mod corespunzător, în conformitate cu politicile de gestionare a documentelor și legislația aplicabilă.

În concluzie, serviciul de arhivare fizică externalizat aduce multiple beneficii, inclusiv economii de spațiu fizic, accesibilitate sporită, securitate și eficiență în gestionarea documentelor. Prin organizarea corespunzătoare a documentelor, organizațiile devin mai productive și mai pregătite să facă față cerințelor unei lumi tot mai digitalizate.